展示您的信息

您应该如何向非专业读者介绍一个困难而又至关重要的话题?通过仔细地构造文档并定义困难的术语,您可以礼貌和清晰地解释读者需要了解的所有内容。

在下面的六张卡上,了解如何向读者展示您的信息。您也可以翻转卡片以查看更多内容。上方的导航栏将与您在一起,您可以随时单击它以转到另一个主题。

为成功而结构化

画箱子图的手。Thinkstock /卡拉文

一个好的结构会 指导读者 浏览文档,即使您涉及的是困难的话题。您的结构应该预期并 回答问题 您的读者将对您的话题有所了解。

在编写文档之前,请写下目标受众中有人问您的主题的问题。使用此问题列表来构建文档。

每个句子应传达一个想法,并且每个段落或部分应涵盖一个主题。这将帮助您的读者浏览您的文档。它还可以使您在编辑时更容易地移动句子和段落。

第一件事

把你的 开始时的主要信息 您的文件:

  • 在主题行中说明电子邮件的主题。
  • 包括执行摘要和报告。
  • 在新闻发布的第一句话或第二句话中陈述有关新闻条目的基本事实。

如果您的文档太长,则介绍也很有帮助。

翻转报告的商人。iStock /尼卡达

如果您提出最重要的想法,那么读者将更有可能获得主要信息。

全部在细节中

当您撰写自己熟悉的主题时,很容易包含很多细节。但是太多的细节会稀释您的主要信息,并使读者感到困惑或沮丧。

  • 仅包括读者理解您的消息所需的详细信息。
  • 仅当例外很重要时才将例外添加到您的消息中,而不仅仅是因为您知道它们。
杰夫·豪

“简单地写,但是要正确。”

杰夫·豪 有线, 在NIH(2010)上发表演讲

这是什么字呢?

某人的特写镜头在痛苦中握他们的腕子。Thinkstock / iliyha1987

有时,当您为非专业人士撰写文章时,需要使用技术性词汇。如果您的消息需要一个专业的词,请使用它-但是 包括定义。

定义单词或首字母缩写词的方法:

  • 附带说明。 “炎症(热量,肿胀和发红)是由人体对损伤或感染的保护性反应引起的。”您也可以使用破折号或逗号。
  • 简单地 陈述句。 “当您的身体受伤或被感染时,它具有热,肿胀和发红的保护性反应,称为炎症。”
  • 带着 扩展定义。 复杂的概念可能需要其自己的段落或侧边栏。 (有关扩展定义的讨论,请参见“指导读者”。)

可读性与可读性量表

可读性分数和等级级别并不是普通语言的全部和全部。最重要的考虑因素是您的文档是否清楚地传达了您的信息。

包含定义可能会增加您在Flesch-Kincaid或其他可读性量表上的分数。但是,在上下文中,定义通过向读者解释重要概念而使您的材料更具可读性。

有人在便携式计算机上写东西,旁边是打印输出和弄皱的纸。iStock / Pepito照片

(如果您从未听说过Flesch-Kincaid,现在您知道这是一个可读性量表,这要归功于上下文中的简短定义。)

指导读者

请确保您没有对一个重要但困难的单词进行过多的简化,以至于失去了意义。代替, 引导听众理解 具有扩展的定义。

假设您正在编写有关葡萄糖测试的情况说明书。您的听众需要了解“ A1C测试”和“葡萄糖”。您如何解释它们?

翻转卡以查看(NIDDK)的操作方式。

NIDDK在上下文中逐步解释了这些复杂的术语:

  • A1C是糖尿病测试。对于被诊断患有糖尿病的人来说,知道这个术语很重要。
  • A1C测试是一项血液测试,可提供有关一个人在过去3个月中的平均血糖水平(也称为血糖)的信息。
  • 有时将A1C测试称为血红蛋白A1c,HbA1c或糖化血红蛋白测试。

接下去你想去哪?

准备开始用通俗易懂的语言写作了吗? 下载此清单以供您参考。

本页面最后评论于2017年3月27日